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    2016年外貿郵件注意事項20條(必看)

    發布時間:2016-05-19 10:31:27作者:春喜外語來源:www.amjadzrana.com瀏覽量:
    (轉載請注明出處:春喜外語外教一對一、少兒外教一對一、在線英語培訓)

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    在外貿交往過程中,我們不可避免的需要寫一些外貿郵件。那么,外貿郵件注意事項,你知道嗎?你知道該怎么去寫好一封外貿郵件了嗎?不過都沒關系了,趕快跟春喜外語小編一起來看一下外貿郵件之一事項吧。
      外貿郵件的標題首當其沖,一個好的標題就是成功的一半。外貿郵件標題或者叫主題,是整封郵件的靈魂,一個好的標題會起到事半功倍的效果,特別是未與客戶建立任何業務往來之前。那么,我們該如何來寫外貿郵件標題呢?
      1)標題一定要簡潔鮮明,盡量避免類似于推銷信的主題。比如客戶的詢盤要求我們發電腦包的價格單,一般人會寫成“Price list of laptop bag”。如果客戶長期采購或者進口,他的郵件地址一定會被很多公司搜索到,每天會收到很多類似郵件。如果我們把標題改成“The/Your required  price list of laptop bag”,效果肯定要稍好。
      2)標題不要全部用大寫,這樣很容易進入垃圾郵箱。
      3)標題盡量不要出現標點符號。
      郵件正文。外貿郵件幾乎體現了我們作為一個業務員的所有專業、技術水平,業務水平。甚至我們自己的性格,修養等等。所以要盡量嚴格要求自己,不斷提升。
           1.針對性。請在郵件中寫上對方公司的名稱,或者在信頭直接稱呼收件人的名字。這樣會讓對方知道這封郵件是專門給他的,而不是那種群發的通函,從而表示對此的重視。如果無法確定收信人的名字,那就在稱呼一欄里寫“Dear Sirs”or“Dear Sir or Madam”。
           2.郵件正文字體大小,顏色要統一。且盡量使用國際上比較通用的字體。想要突出的重點部分可用粗體、斜體、鮮明顏色等標示出來。郵件不要全部用大寫字母。不要為了顯示個性,或者美觀,選一些不常用字體。因為你無法判斷客戶是否也使用相同的操作系統或者軟件,如果客戶電腦無此字體,一般會亂碼。
      3.郵件要簡潔樸實,不需要華麗。幾句話點到主題,表達清楚就可以了。能用一句話表達的,千萬別寫兩句,省掉一切能省的廢話(不包括適當禮貌性用語)。郵件中盡量不要出現生僻的單詞。
          4.少用第一人稱,少用主動語態,多用被動語態,多用虛擬語氣,目的是陳述事件,而不是一看到郵件就我/我們怎么怎么樣。多用短句,少用長句,一句話最好只出現一個從句,盡量不要從句里面含著從句,英語畢竟不是我們的母語,句子太長,讀起來不順口,而且還容易產生歧義。盡量用“WE”,“OUR”而不是“I”, “MY”因為業務員代表的是公司,而不僅僅是個人。舉個特殊的例子,比如我們要寫“經與老板協商后做的決定”,“As discussed with my boss……”,這樣寫在很多國家都不會有問題,但有些國家理解My boss是頂頭上司的意思,而不一定是老板,客戶會覺得這個決定是不是不靠譜,或者還有回旋余地。如果寫成“As discussed with our boss…..”,就不會有任何問題。
          5.語氣不要過于生硬。比如我們經常催客戶付款,“Did you make the payment?”,面對面,或者在電話中我們應該這樣講。但如果在郵件中,如果寫成“When can we expect to get your payment?”這樣不管有沒有付,客戶會比較好回答。
        6.用詞。有些詞盡量不要全篇都一樣,比如“如果”,如果全篇都是“If”,影響不大,但讀起來會有些生硬,可以用其它的,如“Whether”“In case”“Provided that”等。但有些詞必須全部統一,比如說電腦內膽包,如果我們開始用了“Laptop sleeve”,在后面就不要再用像“Laptop cover”“Computer sleeve”等之類的。雖然意思一樣,但有可能客戶會覺得我們是不是再說兩種不同的產品。
      7.如果客戶的郵件長篇大論,問了很多問題,回復時最好直接在客戶問的每個問題下面直接作答,字體和顏色要區分出來,因為這樣客戶看起來會非常方便。如果全部寫在郵件上方,可能客戶要一條一條先看下面問題,再看上面答復。
          8.精確。當涉及到數據或者具體的信息時,比如時間,地點,價格,貨號等等,盡可能做到精確。這樣會使交流的內容更加清楚,更有助于加快事務的進程。
          9.外貿郵件不要寫的過長。人的時間很寶貴,每天要收到數百封郵件,你想想,一個不認識的人發了一封又長又臭的郵件給你,英語表述又不好,還加了好幾M的附件,你會不會認真去看?而且很多老外的時間觀念很強,每天都有幾塊固定的時間用來處理email,很多長篇大論的郵件,只要不是他的熟人發的,一般會被直接刪除,或者是把你的地址設為垃圾郵件。
    我問過很多西歐客人,他們一般處理每一封郵件的時間是2-3秒,也就是大致掃一眼,重要的郵件,一般馬上仔細閱讀并回復,不是太重要的,會在outlook里標注上要處理的具體時間,然后從inbox拉到相應的子目錄里。換句話說,只要客人的郵箱地址是對的,也是你要找的right person,你的開發信只能停留在他眼前2-3秒,就是決定命運的時刻了。這種情況下,試問你敢不敢把郵件寫得很長?
          10.公司介紹不要太多,最好一筆帶過??腿艘话悴粫刑笈d趣去看的。只有等他對你的產品,價格各方面都有興趣,他才會要了解一下我們是什么樣的公司,什么規模之類的。當然也有客戶先要從公司基本信息了解開始,這樣就越詳細越好了。
      11.如果樣板單或訂單經過了很長時間的談判,來往郵件也很多,尤其是前前后后改了很多細節,最后確認的時候,寫一封總結郵件,詳細列出所有細節。同樣,與客戶電話溝通或者面對面談的東西先記下來,事后馬上寫一封總結郵件過去。千萬別讓客戶自己寫過來。這樣既可以避免以后不必要的糾紛,也讓客戶覺得我們服務做得好。如一美國客戶確認訂單的時候寫的,
      Here I would like to sum up the details of your order as below,
      1. Overall size is as per your sample.
      2. Color is from #11 in K38.
      3. Woven label and washing label are as per your sample.,
      4. No HS iron logo.
      5. A 2.75”X5” tag is as per your artwork.
      6. The strap comes off at 45 degree angel, and the length is 37.5”
      7. A poly bag with printing mentioned.
      Please correct me if any point wrong or missed.
        12.價格問題。客戶一般會一輪一輪砍價,為自己爭取最大利益。“It is too expensive”,或者“Your price is too high”很多客戶會這樣寫?;貜蜁r不妨這樣寫,“I think that's a little expensive, but...” 先同意客戶的觀點,表示價格的確有那么一點點貴,但是……??蛻粽ftoo,我們說a little,這樣一來,先同意客戶的觀點,氣氛不會那么緊張。也留有談判余地。就算以后再降價,也不至于降太多。然后等轉折以后,再解釋給客戶聽,我們的產品為什么要賣這個價錢,差別在哪里,優勢在哪里。如果還嫌貴,可以在改動某些材料、配件等把價格降下來。也可以調整一些細節,比如延長出貨期,改包裝等等,要給客戶一種現在的價格是作了改動才有的感覺。價格談判的核心就是雙方都能接受。當然這只是一個大概處理辦法,很多情況可能要具體去分析。
      13.為了縮短樣板或訂單整個周期,在往來郵件中,主動幫客戶去解決問題。有疑問的,盡量給不同建議讓客戶選擇,而不是簡簡單單再問客戶該如何處理。這樣既可以節省時間,也讓客戶覺得我們專業,服務也好。
      14.郵件回復一般當天完成。如果當天無法回復,特別是老客戶郵件,最好能給個反饋信息,什么時候能給予答復,比如“We are checking, and will get reply to you by......”。詢盤最好能當天回復,尤其是在工作時間收到的詢盤,如果即該回復,越快越好,客戶一般會反饋。
      15.我們可能經常碰到無理的客戶郵件寫得很Aggressive, 回復郵件時,我們最好保持我們的風度,顯示出我們是來自大公司的高素質的銷售人員。不管單成與不成,盡量去營造一個和諧的氣氛。
      16.如果某個業務員與客戶處于比較焦灼狀態,可以讓其它業務員,或者經理以上司或者老板名義暫時協調一下,能取得不錯效果。
      17.郵件寫完后一定要再花幾分鐘反復檢查,是否有語法錯誤、拼寫錯誤,是否有遺漏內容或者附件,甚至本身的一些人為錯誤,如價格,出貨期等。
      18.平時多琢磨客人的郵件,尤其是那些寫得比較好的。有意識去模仿他們的行文方式和遣詞用句。
      19.郵件簽名。簽名一般顯示個人與公司的基本信息,包括地址與聯系方式等。還有一些能顯示公司實力的認證等信息。
          20.信頭。就如同信紙,很多公司有自己的信紙,有信頭。這個很少有人加,尤其是開發信,因為大多數人崇尚簡單,開發信越簡單越好。我不這么認為,當客戶有詢盤進來,你回復的時候,加入信頭,會顯示出你公司比較正規;發開發信的時候,加入信頭,會讓你的公司顯得正規有實力。
           我的開發信和回復都存在信頭,的確因為logo的存在很多郵件進了垃圾郵件,但是猶如上面所說,客戶從垃圾郵件里也給我回復了!
    以上是春喜外語小編為你精心準備的20條外貿郵件注意事項,你學會了嗎?想了解更多的外貿英語,趕快來春喜外語:http://www.amjadzrana.com,專業一對一外教,外貿英語培訓機構,5年時間超過12000名學子的共同選擇,值得信賴!立即注冊,還可免費領取試聽課程哦!
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